FAQ für Regionalveranstalter


FAQ für Regionalveranstalter

Die meistgestellten Fragen rund um den Regionalentscheid

Termine & Fristen?

Um den bundesweiten Ablauf der aufeinanderfolgenden Wettbewerbsebenen sicherzustellen, ist es sehr wichtig, die vorgegebenen Termine und Meldefristen einzuhalten. Verspätet gemeldete Regionalsieger können sonst evtl. nicht mehr rechtzeitig zur nächsten Runde eingeladen werden, bzw. haben nicht ausreichend Vorbereitungszeit.

Aus organisatorischen Gründen bitten wir auch die Stadtstaaten und Bundesländer mit abweichendem Ablauf, sich möglichst an dem bundesweiten Zeitplan zu orientieren. Das erleichtert die Koordination, z.B. beim Materialversand sowie Überprüfung der Siegermeldungen und vermeidet besorgte Rückfragen von Teilnehmerschulen.

Wo finde ich die Teilnehmerliste und was enthält sie?

Die Liste mit den Adressen und Ansprechpartnern der teilnehmenden Schulen finden Sie unter  Meine Veranstaltung/Teilnehmerliste hinterlegt; als PDF zum Ausdrucken sowie als Excel-Tabelle, für Serienbriefe, Adressaufkleber o.ä. – Sie werden per E-Mail benachrichtigt sobald die Daten abrufbar sind.

Achtung:  Namen und Adressen der Schulsieger*innen sind nicht hinterlegt!  Infolge der neuen Datenschutz-Grundverordnung dürfen keine personenbezogenen Schülerdaten ohne schriftliche Einwilligung der Eltern gespeichert werden.  Die Liste enthält lediglich Angaben zur Klassse des Kindes, dem gelesenem Buch und ob Junge oder Mädchen.  Weiterhin ist eine Kontaktperson an der Schule angegeben, zu deren Händen Sie die Einladungsunterlagen schicken. 

Bitte beachten Sie auch, dass Schulen unter folgenden Bedingungen zwei Siegerkinder für den Stadt-/Kreisentscheid melden dürfen:

  • Schulen mit mehr als 200 Teilnehmern in der sechsten Klassenstufe
  • Inklusiv ausgerichtete Schulen (ein Regel- und ein Förderschüler) – Weitere Infos zu Förderschülern siehe auch unser Infoblatt

 

Wie lade ich die Kinder ein?

Die Einladung und Rückmeldeunterlagen für die Kinder schicken Sie an deren Schule, zu Händen der angegebenen Kontaktperson.  Diese gibt die Unterlagen an das Siegerkind weiter.  Das Anmeldeformular mit Angaben zu Namen, Adresse, Vorlesebuch sowie unterschriebener Einwilligung der Eltern senden die Kinder dann direkt an Sie zurück.

Alle Vordrucke und Mustertexte dafür finden Sie in unseren Downloads

  • Passen Sie die Einladungsschreiben einfach nach Ihren Erfordernissen an, z.B. Lesezeit-Vorgaben, ggf. maximale Zahl der Begleitpersonen, Rückmeldefrist  u.ä. 
  • Adressieren Sie das Rückantwortformular mit Ihrer Anschrift vor und füllen im PDF auch die sonstigen Veranstalterangaben aus.
  • Verschicken Sie die Einladungen möglichst zeitnah, sobald Ihr Termin feststeht. Die Kinder warten meist ganz fieberhaft auf Nachricht.
  • Prüfen Sie die Rückläufe. Liegt die Elternunterschrift vor?  Ohne diese ist die weitere Teilnahme ausgeschlossen!  
  • Kontrollieren Sie auch die Angaben zum Vorlesebuch.  Es muss ein anderer Autor als bei vorherigen Entscheiden gewählt werden. Auch Reihentitel sind nicht mehrfach erlaubt. Die bisher gelesenen Titel entnehmen Sie der Teilnehmerliste.

Nachmeldungen von Schulen?

… sorgen leider immer wieder für Verdruss und Probleme. – Grundsätzlich gilt:

Verbindlicher Anmeldeschluss für Schulen ist der 15. Dezember! – Bis zu diesem Termin müssen die Schulsieger online über das Meldeportal unter www.vorlesewettbewerb.de angemeldet sein! Darüber hinaus besteht noch eine Kulanzfrist bis zu den Weihnachtsferien.
Auf Grundlage der zum Stichtag vorliegenden Teilnehmerliste werden die Preisbücher und Urkunden für Ihre Veranstaltung kalkuliert und konfektioniert.

Etliche Schulen halten allerdings diese Frist nicht ein oder umgehen den vorgeschriebenen Meldeweg, indem sie ihr Siegerkind direkt bei Ihnen, dem örtlichen Veranstalter, an- oder nachmelden. Diese Schüler können in der offiziellen Teilnehmerliste nicht mehr berücksichtigt werden.

Da wir jedoch nicht in Ihre lokalen Strukturen eingreifen möchten, liegt es in Ihrem Ermessen, ob Sie das Kind trotzdem teilnehmen lassen.

Es gilt jedoch folgende Regelung:

  • Die betreffende Schule muss das fehlende Buchgeschenk auf eigene Kosten erwerben. Bitte fühlen Sie sich nicht verpflichtet, dies selbst zu übernehmen. Autor und Titel entnehmen Sie unserem Anschreiben im Januar bzw. dem Bestellformular für Ihr Veranstaltungspaket.
  • Für die Teilnahme ist es ebenfalls erforderlich, dass die unterschriebene Einwilligungserklärung der Eltern vorliegt.
  • Eine nachträgliche Registrierung als Teilnehmerschule im System ist nicht möglich. Bitte teilen Sie uns aber trotzdem kurz per E-Mail mit, ob Sie Nachmeldung erhalten haben.
  • Sollte das betreffende Kind den Wettbewerb gewinnen,  übermitteln Sie uns bitte dessen Daten per E-Mail und senden uns die Elterneinwilligung zu. Zusätzlich muss sich die Schule schnellstens mit uns in Verbindung zu setzen, da noch Angaben zum Schulentscheid nachgereicht werden müssen.

 

 

Kann eine Schule eine Vertretung für das Siegerkind schicken?

  • Im Falle der Verhinderung eines Schulsiegers zum Veranstaltungstermin, darf die Schule ggf. den/die Zweitplatzierte*n als Nachrücker*in entsenden.
  • Falls sich die Klassenstufe eines Kindes ändert, z.B. durch Überspringen oder Zurückstufung, ist die Teilnahme nicht mehr möglich. Nur Schüler der 6. Klassen sind zugelassen.

Wie bestelle ich mein Aktionspaket mit Urkunden und Preisen?

Fordern Sie rechtzeitig über das Bestellformular Ihre Materialien (Urkunden, Plakate, Buchpreise) an. Der Versand kann mehrere Tage in Anspruch nehmen. In der Regel werden die Pakete etwa eine Woche vor dem Veranstaltungstermin zugestellt. – Auch dann, wenn Sie bereits frühzeitig bestellt haben. Das genaue Versanddatum können Sie unter “Meine Veranstaltung” verfolgen.

Während des Bestellvorgangs werden Sie nach Ihrem Veranstaltungsdatum gefragt. Diese Terminangabe wird dann im Veranstaltungskalender der Regionalentscheide veröffentlicht und dient auch der Koordination des Versands.  Informieren Sie uns wenn Sie das Datum nachträglich ändern, da der Versand ggf. angepasst werden muss. 

Bitte überprüfen Sie direkt nach Erhalt des Paketes den Inhalt auf Vollständigkeit.
Hinweis: Die Buchpreise werden automatisch nach Anzahl der Kinder auf der Teilnehmerliste beigelegt.
- Für nachgemeldete Kinder sind keine Preise einkalkuliert, siehe “Nachmeldungen”.

Wie melde ich das Gewinnerkind meines Entscheides an?

Bitte melden Sie unmittelbar nach dem Wettbewerb Ihre*n Sieger*in online an. In der Rubrik “Siegermeldung” finden Sie die Teilnehmerschulen Ihrer Veranstaltung gelistet und können mit einem Klick die des Gewinners anwählen. Sie müssen nur noch die Kontaktdaten des Kindes eintragen sowie Angaben zum Vorlesebuch.  Zusätzlich muss die Elterneinwilligung an den Börsenverein übermittelt werden, per Post oder E-Mail.  Andernfalls ist die Meldung ungültig!   Zusätzliche Anmerkungen können Sie uns über das Nachrichtenfeld zukommen lassen.

  • Bei Stadt-/Kreisentscheiden* (s.u.) kann grundsätzlich nur ein*e Sieger*in für die nächste Runde weitergemeldet werden! Bei Punktgleichstand entscheidet ein Stichentscheid oder das Los. Intern können Sie jedoch gerne auch die Zweit- oder Drittplatzierten ehren.
  • Auf Bezirksebene werden zwei Sieger gekürt (außer Hamburg und Berlin!) Führen Sie dann den Meldevorgang zweimal hintereinander aus.

 

(*) Aufgeteilte Kreise (z.B. Nord- oder Südteil) gelten als eigenständige Wettbewerbe mit je einem Sieger

Urheberschutz und Bildrechte?

Zu diesem Thema haben wir Ihnen ein Merkblatt zusammengestellt, das die wichtigsten Fragen erläutert.